Trong hoạt động vận hành của mỗi doanh nghiệp, chi phí công tác (Travel & Entertainment) luôn nằm trong top những khoản chi lớn nhất và khó kiểm soát nhất. Bộ phận Nhân sự (HR) và Hành chính (Admin) thường xuyên rơi vào ma trận đặt vé máy bay doanh nghiệp, tìm kiếm phòng khách sạn phù hợp với hạn mức nhưng vẫn phải đảm bảo sự thoải mái cho nhân sự. Trong khi đó, bộ phận Kế toán (Finance) lại quay cuồng giữa núi hóa đơn VAT công tác, vé điện tử, cuống vé và các bảng kê khai đối soát thủ công dễ sai sót.
Nếu ban lãnh đạo đang tìm kiếm một phương án tối ưu hóa toàn bộ quy trình này, cắt giảm tối đa các thủ tục giấy tờ rườm rà và tối thiểu hóa chi phí ẩn, thì câu trả lời chính là chuyển đổi số quy trình quản lý bằng công nghệ. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chuyên sâu 5 lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng Gotadi BTM – giải pháp quản lý công tác hàng đầu hiện nay dành cho mọi quy mô doanh nghiệp.
Gotadi BTM là gì và phù hợp với doanh nghiệp nào?
Gotadi BTM (Business Travel Management) là hệ thống quản lý công tác số hóa toàn diện được thiết kế chuyên biệt để tự động hóa quy trình phê duyệt, đặt dịch vụ và quản lý chi phí đi lại của doanh nghiệp. Thay vì nhân sự phải tự lên mạng tìm vé, bỏ tiền túi ra thanh toán rồi thu thập chứng từ về làm thủ tục hoàn ứng phức tạp, Gotadi BTM đưa tất cả về một nền tảng quản trị tập trung (All-in-one platform).
Hệ thống cho phép cấu hình chính sách công tác (Travel Policy) của riêng từng công ty một cách linh hoạt theo từng cấp bậc nhân sự. Khi nhân viên thực hiện đặt vé máy bay doanh nghiệp hoặc đặt khách sạn công tác, hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị những lựa chọn nằm trong hạn mức cho phép. Giải pháp này giải quyết triệt để các pain point cốt lõi của bốn bộ phận then chốt:
- Ban Giám Đốc (Lãnh đạo): Thiếu dữ liệu báo cáo thời gian thực (Real-time) để kiểm soát tổng ngân sách đi lại của công ty.
- Bộ phận Tài chính – Kế toán (Finance): Mất quá nhiều thời gian để đối soát hàng trăm hóa đơn nhỏ lẻ, xử lý các hồ sơ hoàn ứng trễ hạn của nhân viên.
- Bộ phận Hành chính – Thu mua (Admin/Procurement): Tốn hàng giờ đồng hồ mỗi ngày để lên các trang web so sánh giá vé, gọi điện cho các đại lý truyền thống để kiểm tra tình trạng phòng.
- Nhân sự đi công tác (Employees): Phải tự ứng tiền túi cá nhân cho các chuyến đi dài ngày, lo lắng về việc làm mất cuống vé máy bay hoặc hóa đơn khách sạn dẫn đến không được thanh toán.
Lợi ích 1 – Tiết kiệm 30–50% chi phí vé máy bay
Một trong những pain point lớn nhất của Admin khi đặt vé máy bay cho nhân sự là sự biến động giá vé theo giờ và việc thiếu công cụ so sánh trực quan giữa các hãng hàng không. Khi đặt qua các đại lý truyền thống, doanh nghiệp thường phải chịu mức phí dịch vụ (ticketing fee) khá cao và không chủ động được trong việc săn vé giờ vàng.
Gotadi BTM kết nối trực tiếp với hệ thống API của tất cả các hãng hàng không nội địa và hơn 300 hãng hàng không quốc tế.
- Tự động so sánh giá tốt nhất: Hệ thống quét và hiển thị giá vé thực tế của các hãng trên cùng một màn hình theo thời gian thực, giúp người đặt chọn được khung giờ và mức giá tối ưu nhất chỉ bằng vài cú click chuột.
- Cắt giảm 100% phí trung gian: Doanh nghiệp được tiếp cận với nguồn giá vé gốc trực tiếp từ hãng, loại bỏ hoàn toàn các khoản phí ẩn hoặc phí dịch vụ leo thang của các đại lý nhỏ lẻ bên ngoài.
- Áp dụng chính sách công tác tự động: Hệ thống tự động ngăn chặn các hành vi đặt vé vượt hạng (ví dụ: nhân sự cấp nhân viên tự ý đặt vé hạng Thương gia hoặc khung giờ bay có giá cao bất thường) trừ khi có sự phê duyệt đặc biệt từ cấp quản lý trên hệ thống.
Nhờ tính năng quản trị thông minh này, các doanh nghiệp đang sử dụng Gotadi BTM ghi nhận mức tiết kiệm từ 30% đến 50% tổng chi phí vé máy bay phát sinh hàng tháng.
Lợi ích 2 – Minh bạch giá, không phát sinh chi phí ẩn
Việc quản lý chi phí đi lại bằng phương pháp truyền thống rất dễ dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch. Nhân viên có thể chọn những chuyến bay hoặc phòng khách sạn có giá cao hơn thực tế để tích lũy điểm thưởng cá nhân, hoặc các đại lý bên ngoài mập mờ trong việc báo giá bách hóa, cộng thêm các khoản phụ thu không rõ ràng vào hóa đơn cuối tháng.
Gotadi BTM cam kết tính minh bạch giá tuyệt đối. Toàn bộ mức giá hiển thị trên nền tảng đều là giá cuối cùng (đã bao gồm thuế và các loại phí quy định của hãng). Doanh nghiệp sẽ không bao giờ gặp phải tình trạng giá lúc bấm chọn một đằng, giá lúc thanh toán xuất hóa đơn một nẻo.
Mọi hành động đặt dịch vụ, hủy vé, thay đổi chặng bay của nhân sự đều được hệ thống lưu vết lịch sử (Log) chi tiết: Ai đặt, đặt lúc mấy giờ, lý do thay đổi là gì. Sự kiểm soát chặt chẽ này giúp loại bỏ hoàn toàn các khoản chi tiêu gian lận, giúp bộ phận mua sắm (Procurement) dễ dàng làm việc với các kiểm toán viên và bảo vệ dòng tiền của doanh nghiệp một cách tối đa.
Lợi ích 3 – Tiết kiệm hơn 20% chi phí đặt phòng khách sạn
Tìm kiếm một đặt khách sạn công tác vừa gần vị trí làm việc của đối tác, vừa sạch sẽ an toàn lại nằm đúng hạn mức công tác phí là một bài toán tốn nhiều công sức của Admin. Khi đặt phòng qua các trang OTA du lịch đại trà, doanh nghiệp không được hưởng mức chiết khấu thương mại và thường không thể xuất được hóa đơn tài chính của Việt Nam.
Gotadi BTM mang lại đặc quyền lớn cho doanh nghiệp nhờ mạng lưới liên kết với hơn 2.000 khách sạn nội địa và hơn 100.000 đối tác lưu trú toàn cầu từ phân khúc 2 sao đến 5 sao.
- Giá tập đoàn (Corporate rate) ngay lập tức: Ngay khi kích hoạt tài khoản Gotadi BTM, doanh nghiệp của bạn sẽ được áp dụng mức giá ưu đãi dành riêng cho khối doanh nghiệp, tiết kiệm hơn 20% chi phí đặt phòng khách sạn so với việc đặt trực tiếp tại quầy hoặc trên các trang mạng du lịch cá nhân.
- Bộ lọc thông minh theo vị trí và ngân sách: Hệ thống cho phép lọc khách sạn theo bán kính xung quanh địa điểm làm việc hoặc theo hạn mức chính xác của từng cấp bậc nhân viên (ví dụ: hạn mức Trưởng phòng là 1.000.000 VNĐ/đêm, hệ thống sẽ tự động ẩn các phòng có giá cao hơn).
- Quản lý hủy phòng linh hoạt: Hỗ trợ các chính sách hủy phòng miễn phí trước 24h – 48h đối với các khách sạn đối tác, giúp doanh nghiệp không bị mất tiền oan khi lịch trình làm việc với đối tác thay đổi đột xuất.
Lợi ích 4 – Đối soát dễ dàng với đầy đủ hóa đơn VAT, chứng từ
Hàng tháng, phòng Kế toán luôn gặp áp lực lớn trong việc thu hồi chứng từ công tác. Nhân viên đi làm về thường nộp chậm, làm mất cuống vé, hoặc lấy hóa đơn viết sai tên công ty, sai mã số thuế. Việc đối soát thủ công từng tấm vé máy bay, từng tờ biên lai khách sạn tốn hàng tuần liền và rất dễ xảy ra sai sót, chậm trễ trong kỳ quyết toán thuế.
Sử dụng Gotadi BTM, toàn bộ các rắc rối trên đều được xóa bỏ hoàn toàn nhờ quy trình xử lý hóa đơn tập trung:
- Một hóa đơn tổng duy nhất (Single Invoicing): Dù trong tháng doanh nghiệp có hàng trăm nhân sự đi công tác, đặt hàng ngàn vé máy bay và phòng khách sạn khác nhau, Gotadi BTM cũng sẽ gom toàn bộ lại và xuất một hóa đơn VAT công tác tổng duy nhất vào cuối tháng hoặc sau mỗi chu kỳ đối soát.
- Chứng từ điện tử chuẩn pháp lý: Tất cả vé máy bay, phiếu nhận phòng (Hotel voucher) đều được xuất dưới dạng chứng từ điện tử chuẩn, lưu trữ an toàn trên đám mây của hệ thống. Kế toán chỉ cần ngồi một chỗ, tải file báo cáo Excel đã được chuẩn hóa dữ liệu về để khớp số liệu trong vòng 5 phút.
- Chuẩn hóa mã chi phí (Cost Center): Hệ thống cho phép gắn mã chi phí theo từng phòng ban hoặc từng dự án riêng biệt, giúp kế toán phân bổ chi phí công tác vào đúng tài khoản kế toán một cách chính xác tuyệt đối mà không cần nhập liệu thủ công.
Lợi ích 5 – Chính sách công nợ linh hoạt lên đến 30 ngày
Xung đột dòng tiền là bài toán đau đầu của các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp. Việc phải chi ra một khoản tiền mặt lớn vào đầu tháng để tạm ứng cho nhân viên đi công tác hoặc thanh toán ngay cho các hãng hàng không sẽ gây áp lực lớn lên nguồn vốn lưu động của công ty.
Gotadi BTM mang đến giải pháp tháo gỡ nút thắt này bằng chính sách công nợ doanh nghiệp vô cùng linh hoạt và ưu việt:
- Hạn mức tín dụng cao: Dựa trên năng lực tài chính và uy tín của doanh nghiệp, Gotadi sẽ cấp một hạn mức tín dụng (Credit limit) phù hợp để công ty thoải mái đặt dịch vụ vé máy bay, khách sạn cho nhân viên mà không cần nạp tiền trước.
- Chu kỳ thanh toán kéo dài lên đến 30 ngày: Doanh nghiệp có thể “bay trước, thanh toán sau”. Nhân viên cứ thoải mái di chuyển làm việc, toàn bộ chi phí sẽ được tổng hợp và doanh nghiệp chỉ cần thanh toán một lần vào cuối chu kỳ đối soát sau 15 hoặc 30 ngày.
- Tối ưu hóa quản trị dòng tiền: Lợi ích này giúp doanh nghiệp giữ lại nguồn tiền mặt quý giá để tái đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh lõi, tăng tính chủ động trong điều phối ngân sách và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Gotadi BTM giúp tự động hóa quy trình công tác như thế nào?
Để thấy rõ sự khác biệt giữa phương pháp quản lý thủ công cũ và công nghệ hiện đại, hãy nhìn vào quy trình workflow tự động hóa 4 bước mượt mà của travel management doanh nghiệp trên hệ thống Gotadi BTM:
Bước 1: Nhân viên Tạo Yêu Cầu & Đặt chỗ trên Hệ thống
Bước 2: Quản lý Duyệt Đơn ngay trên Điện thoại/Email
Bước 3: Hệ thống Tự Động Xuất Vé/Voucher Khách Sạn
Bước 4: Cuối tháng Xuất 1 Hóa Đơn Tổng & Đối Soát trong 5 Phút
Toàn bộ quy trình này diễn ra hoàn toàn trên môi trường số hóa, không sử dụng một tờ giấy in, không mất thời gian chờ đợi phê duyệt trực tiếp. Nhân sự quản lý có thể duyệt đơn công tác của nhân viên mọi lúc mọi nơi ngay trên chiếc điện thoại di động của mình, giúp chuyến công tác của nhân viên không bao giờ bị trễ hẹn với đối tác.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng Gotadi BTM?
Giải pháp công nghệ này được thiết kế để tùy biến linh hoạt theo quy mô và đặc thù hoạt động của từng nhóm doanh nghiệp khác nhau:
Bảng ma trận mức độ phù hợp của Gotadi BTM
| Quy mô & Đặc thù Doanh nghiệp | Tần suất công tác phát sinh | Pain Point cốt lõi cần giải quyết | Tính năng Gotadi BTM khuyến nghị tập trung |
| Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) | 5 – 20 chuyến/tháng | Nhân viên lười làm thủ tục hoàn ứng, Admin mất thời gian dò giá rẻ trên mạng. | Sử dụng tính năng So sánh giá vé trực tiếp và Đặt phòng khách sạn giá corporate để tiết kiệm ngân sách. |
| Tập đoàn lớn / Khối Đa quốc gia | Trên 50 chuyến/tháng | Khó kiểm soát chính sách công tác của từng cấp bậc, đối soát hóa đơn cuối tháng quá tải. | Cấu hình Chính sách công tác tự động (Travel Policy Framework) phân tầng và Hệ thống xuất hóa đơn tổng Single Invoicing. |
| Doanh nghiệp dự án / Xây dựng / BĐS | Di chuyển theo đoàn đông, liên tục đổi lịch | Lịch trình khảo sát dự án thay đổi liên tục theo tiến độ, phát sinh nhiều chi phí đổi vé. | Tận dụng Đội ngũ hỗ trợ chuyên trách 24/7 của Gotadi để xử lý đổi chặng, hoàn hủy vé nhanh chớp nhoáng. |
Checklist trước khi doanh nghiệp triển khai Gotadi BTM
Để việc tích hợp giải pháp quản lý chi phí công tác doanh nghiệp Gotadi BTM vào hệ thống vận hành của công ty đạt hiệu quả cao nhất, phòng Nhân sự và Kế toán cần chuẩn bị sẵn một danh sách kiểm tra nền tảng sau:
- Xác định rõ Quy chế công tác phí hiện hành: Chuẩn bị sẵn văn bản quy định rõ hạn mức vé máy bay (Phổ thông/Thương gia) và hạn mức tiền phòng khách sạn tối đa cho từng vị trí (Nhân viên, Trưởng phòng, Giám đốc, CEO).
- Thống kê sơ bộ sản lượng chi tiêu: Tập hợp số liệu chi tiêu cho vé máy bay và khách sạn của công ty trong 3 – 6 tháng gần nhất để Gotadi làm cơ sở cấp hạn mức công nợ tối ưu.
- Xác định sơ đồ phê duyệt (Approval Workflow): Lập danh sách ai sẽ là người có quyền duyệt đơn công tác của từng phòng ban (ví dụ: Nhân viên Sales sẽ do Trưởng phòng Sales duyệt, Trưởng phòng sẽ do Giám đốc khối duyệt).
- Chuẩn bị thông tin pháp lý doanh nghiệp: Mã số thuế, tên đăng ký kinh doanh chính xác và thông tin người đại diện pháp luật để làm thủ tục ký kết hợp đồng thương mại và mở cổng tín dụng công nợ.
FAQ – Những câu hỏi thường gặp từ các nhà quản lý doanh nghiệp
- Chi phí khởi tạo và duy trì hệ thống Gotadi BTM là bao nhiêu?
Hoàn toàn miễn phí. Gotadi cam kết không thu bất kỳ khoản phí khởi tạo hệ thống, phí bản quyền phần mềm (SaaS fee) hay phí duy trì tài khoản hàng tháng nào đối với doanh nghiệp. Công ty của bạn chỉ thanh toán đúng giá trị của các dịch vụ vé máy bay, khách sạn thực tế phát sinh trong quá trình sử dụng.
- Hệ thống Gotadi BTM có bảo mật thông tin dữ liệu của doanh nghiệp không?
Tuyệt đối bảo mật. Gotadi BTM được xây dựng trên nền tảng hạ tầng đám mây đạt tiêu chuẩn bảo mật quốc tế khắt khe. Toàn bộ thông tin lịch trình di chuyển của nhân sự, dữ liệu tài chính công ty và thông tin hóa đơn đều được mã hóa đầu cuối, đảm bảo không bị rò rỉ ra bên ngoài.
- Khi có sự cố đột xuất lúc nửa đêm (như hoãn chuyến bay, hủy phòng), nhân viên gọi ai hỗ trợ?
Gotadi sở hữu đội ngũ chuyên viên hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp (Customer Care) hoạt động liên tục 24/7/365, kể cả ngày lễ Tết. Nhân sự đi công tác chỉ cần gọi vào số hotline chuyên trách dành riêng cho BTM hiển thị trên app, tổng đài viên sẽ xử lý việc đổi vé, đổi phòng ngay lập tức trên hệ thống mà nhân viên không cần tự làm việc với hãng bay.
- Doanh nghiệp có được tích hợp thẻ thành viên bông sen vàng của cá nhân khi đặt vé không?
Có. Hệ thống Gotadi BTM cho phép mỗi nhân sự lưu sẵn số thẻ thành viên thân thiết (như Bông Sen Vàng của Vietnam Airlines hoặc các chương trình khách hàng thường thiết của các hãng quốc tế) vào profile cá nhân. Khi đặt vé trên hệ thống BTM, nhân viên vẫn được tích điểm nâng hạng thẻ cá nhân như bình thường, trong khi công ty vẫn hưởng quyền lợi chiết khấu doanh nghiệp.
- Thời gian triển khai cấu hình hệ thống Gotadi BTM cho một công ty mất bao lâu?
Quy trình diễn ra rất nhanh gọn. Sau khi hai bên ký kết hợp đồng hợp tác thương mại, đội ngũ kỹ sư và chuyên viên triển khai của Gotadi chỉ mất từ 24 đến 48 giờ làm việc để hoàn tất việc cấu hình sơ đồ phê duyệt, phân quyền tài khoản và hướng dẫn sử dụng (Onboarding) cho nhân sự Admin/Finance của công ty bạn.
Kết luận
Chuyển đổi số quy trình quản lý chi phí đi lại bằng công nghệ không còn là một xu hướng thử nghiệm, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí vận hành và giải phóng sức lao động cho bộ phận hậu cần. Với 5 lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng Gotadi BTM từ việc tiết kiệm ngân sách vé máy bay, khách sạn, minh bạch tài chính cho đến tối ưu hóa hóa đơn đối soát và đòn bẩy công nợ 30 ngày, Gotadi tự hào là người đồng hành đáng tin cậy trên hành trình tăng trưởng bền vững của quý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp của bạn đang phát sinh bao nhiêu chuyến công tác mỗi tháng và đang gặp khó khăn lớn nhất ở khâu nào (tìm giá tốt, kiểm soát hạn mức hay đối soát hóa đơn)? Hãy liên hệ đặt lịch hẹn tư vấn và trải nghiệm bản demo (Demo Account) hệ thống Gotadi BTM hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!