Mỗi chuyến công tác đều phải trải qua hàng loạt bước đặt vé, xin phê duyệt và xử lý chi phí? Khi số lượng chuyến đi tăng lên, những thao tác thủ công dễ khiến doanh nghiệp mất thời gian quản lý. Với tự động hóa hành trình công tác cùng Gotadi BTM, nhân viên có thể chủ động đặt dịch vụ, trong khi doanh nghiệp duy trì khả năng kiểm soát quy trình và ngân sách.
Tự động hóa hành trình công tác là gì?
Tự động hóa hành trình công tác là việc ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại nhằm cắt giảm tối đa các thao tác thủ công trong suốt vòng đời của một chuyến đi công tác: từ khâu tìm kiếm, đặt dịch vụ (vé máy bay, khách sạn), phê duyệt yêu cầu cho đến lưu trữ và quản lý dữ liệu chi phí tập trung. Thay vì phải xử lý giấy tờ, gửi email hay qua nhiều đầu mối hành chính, toàn bộ dòng chảy thông tin được luân chuyển liền mạch trên một hệ thống duy nhất.
Gotadi BTM – Nền tảng quản lý công tác dành cho doanh nghiệp
Gotadi BTM (Business Travel Management) là phần mềm quản lý công tác chuyên sâu, mang đến giải pháp quản lý công tác toàn diện cho các tổ chức. Nền tảng này tích hợp các công cụ quản lý dịch vụ du lịch, thiết lập luồng phê duyệt tự động và báo cáo chi phí tập trung, giúp doanh nghiệp chuyển đổi số quy trình công tác một cách hiệu quả và minh bạch.
Những khó khăn khi doanh nghiệp quản lý công tác thủ công
Mất thời gian đặt vé máy bay và khách sạn
Trong quy trình truyền thống, nhân viên đi công tác phải gửi nhu cầu đến bộ phận Admin/Hành chính. Bộ phận này sau đó tốn nhiều thời gian tìm kiếm, so sánh giá giữa các đại lý, gửi lại lựa chọn cho nhân viên xác nhận rồi mới tiến hành thanh toán. Việc qua quá nhiều đầu mối trung gian vừa dễ gây sai sót thông tin, vừa làm chậm trễ lịch trình công tác.
Quy trình phê duyệt kéo dài
Thông tin đề xuất chuyến đi thường bị phân tán rải rác qua email, ứng dụng tin nhắn cá nhân hoặc phiếu trình ký giấy. Người quản lý gặp khó khăn trong việc theo dõi trạng thái yêu cầu, dễ bỏ sót đơn phê duyệt, dẫn đến việc giá vé máy bay hoặc phòng khách sạn tăng lên trong thời gian chờ đợi.
Khó kiểm soát ngân sách và đối soát chi phí
Do dữ liệu đặt dịch vụ và thanh toán nằm ở nhiều nguồn độc lập, bộ phận kế toán phải tốn rất nhiều công sức để gom hóa đơn, chứng từ và thực hiện đối soát thủ công sau mỗi chuyến đi. Việc quản lý công tác doanh nghiệp vì thế thiếu tính đồng bộ, gây rủi ro thất thoát và làm gián đoạn quá trình quản lý chi phí công tác.
Gotadi BTM tự động hóa hành trình công tác như thế nào?
Toàn bộ quy trình công tác trên Gotadi BTM được tự động hóa xuyên suốt qua 5 bước thực tế:
Bước 1. Lên kế hoạch và lựa chọn dịch vụ công tác
-
Thao tác của nhân viên: Nhân viên trực tiếp truy cập vào giao diện Gotadi BTM để tìm kiếm chuyến bay và khách sạn phù hợp với kế hoạch di chuyển.
-
Chức năng hệ thống: Hệ thống hiển thị minh bạch lịch trình, giờ bay và giá phòng theo thời gian thực.
-
Giá trị mang lại: Nhân viên hoàn toàn chủ động chọn phương án tối ưu nhất theo nhu cầu công việc mà không còn phụ thuộc vào khâu tìm kiếm thủ công của bộ phận hành chính.
Bước 2. Tự động hóa quy trình phê duyệt
-
Thao tác của nhân viên: Sau khi chọn dịch vụ, nhân viên gửi đề xuất công tác ngay trên hệ thống.
-
Chức năng hệ thống: Gotadi BTM tự động kích hoạt quy trình phê duyệt công tác đã được doanh nghiệp thiết lập sẵn theo từng cấp quản lý, phòng ban hoặc hạn mức chính sách.
-
Giá trị mang lại: Người quản lý nhận thông báo tức thì, dễ dàng xem xét và bấm “Phê duyệt” hoặc “Từ chối” ngay trên điện thoại hoặc máy tính.
Bước 3. Đặt dịch vụ và xuất vé sau phê duyệt
-
Thao tác của nhân viên: Không cần thực hiện thêm thao tác đặt chỗ thủ công.
-
Chức năng hệ thống: Ngay khi đơn công tác được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động xử lý yêu cầu đặt dịch vụ. Nếu tài khoản công nợ của doanh nghiệp đáp ứng đủ hạn mức thanh toán quy định, hệ thống sẽ tự động xuất vé và gửi xác nhận về cho nhân viên.
-
Lưu ý: Việc xuất vé tự động phụ thuộc vào hạn mức khả dụng của doanh nghiệp tại thời điểm phê duyệt; trường hợp không đủ hạn mức, hệ thống sẽ đưa ra thông báo để doanh nghiệp chủ động điều chỉnh.
-
Giá trị mang lại: Triệt tiêu hoàn toàn độ trễ giữa lúc phê duyệt và lúc xuất vé, giúp giữ được mức giá tốt nhất.
Bước 4. Theo dõi và quản lý chi phí công tác
-
Thao tác của người quản lý: Theo dõi tình hình chi tiêu công tác theo thời gian thực trên Bảng điều khiển (Dashboard).
-
Chức năng hệ thống: Tập trung toàn bộ dữ liệu chi tiêu của từng nhân viên, dự án hoặc phòng ban vào một cơ sở dữ liệu chung.
-
Giá trị mang lại: Đảm bảo mọi chi phí phát sinh luôn nằm trong hạn mức cho phép, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát ngân sách vận hành.
Bước 5. Tổng hợp báo cáo và đối soát sau chuyến đi
-
Thao tác của kế toán: Xuất dữ liệu báo cáo đa chiều trực tiếp từ hệ thống.
-
Chức năng hệ thống: Tự động tổng hợp dữ liệu chi tiêu, tách bạch các khoản mục và hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử tập trung.
-
Giá trị mang lại: Rút ngắn thời gian đối soát cuối tháng cho bộ phận tài chính – kế toán, đồng thời cung cấp dữ liệu thực tế để ban lãnh đạo tối ưu hóa chính sách công tác trong tương lai.
Lợi ích khi doanh nghiệp tự động hóa quản lý công tác cùng Gotadi BTM
Tiết kiệm thời gian cho nhân viên và bộ phận hành chính
Nhờ cắt giảm các bước trao đổi qua lại giữa nhân viên, người duyệt và nhân sự đặt vé, Gotadi BTM giải phóng thời gian cho bộ phận Hành chính – Nhân sự, giúp họ tập trung vào các công việc chuyên môn tạo ra giá trị cao hơn.
Kiểm soát ngân sách và minh bạch chi phí
Việc tích hợp chính sách công tác trực tiếp vào hệ thống phê duyệt giúp loại bỏ tình trạng chi tiêu vượt định mức. Đồng thời, mọi lịch sử giao dịch đều được ghi nhận chi tiết, tăng cường tính minh bạch và hỗ trợ tối ưu chi phí công tác cho doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp
Ban giám đốc có được cái nhìn toàn diện về hoạt động di chuyển của toàn công ty thông qua dữ liệu báo cáo chính xác. Đây là cơ sở quan trọng để đưa ra các chiến lược điều chỉnh ngân sách và nâng cao năng lực quản lý chuyến công tác tổng thể.
So sánh quản lý công tác truyền thống và tự động hóa cùng Gotadi BTM
| Tiêu chí | Quản lý thủ công / Truyền thống | Tự động hóa cùng Gotadi BTM |
| Đặt dịch vụ | Qua nhiều đầu mối trung gian, trao đổi qua email/tin nhắn | Nhân viên chủ động tìm kiếm và đặt dịch vụ trực tiếp trên hệ thống |
| Phê duyệt | Duyệt qua giấy tờ, email hoặc tin nhắn cá nhân dễ thất lạc | Quy trình phê duyệt công tác tự động phân luồng trên nền tảng |
| Đặt vé & Xuất vé | Admin thao tác đặt vé thủ công sau khi có phê duyệt | Tự động xuất vé sau khi đơn duyệt thành công (theo hạn mức) |
| Theo dõi chi phí | Phân tán, tổng hợp từ nhiều nguồn hóa đơn lẻ | Dữ liệu chi tiêu tập trung trên một Dashboard duy nhất |
| Báo cáo & Đối soát | Kế toán tổng hợp thủ công, tốn nhiều thời gian cuối tháng | Hệ thống tự động xuất báo cáo chi tiết và đối soát hóa đơn tập trung |
Doanh nghiệp nào phù hợp với giải pháp Gotadi BTM?
Gotadi BTM được thiết kế linh hoạt để đáp ứng đa dạng nhu cầu chuyển đổi số quy trình công tác của nhiều mô hình tổ chức:
-
Doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên đi công tác: Cần giải pháp đặt vé máy bay công tác và đặt khách sạn cho doanh nghiệp nhanh chóng, tối ưu thời gian di chuyển.
-
Doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh: Cần một công cụ quản lý phân quyền tập trung, đa tầng để kiểm soát hoạt động công tác ở nhiều địa phương.
-
Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình: Cần thiết lập tự động hóa quy trình công tác kết hợp quản lý công nợ và chi phí minh bạch.
Để đáp ứng tối đa theo quy mô, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
-
Gotadi BTM Lite: Dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có quy mô dưới 50 nhân viên, cần sự tinh gọn và triển khai nhanh.
-
Giải pháp quản lý công tác Gotadi BTM Pro: Dành cho các tập đoàn, doanh nghiệp quy mô lớn có luồng phê duyệt phức tạp và nhu cầu tích hợp chuyên sâu.
Bắt đầu tự động hóa hành trình công tác cùng Gotadi BTM
Quy trình triển khai Gotadi BTM diễn ra nhanh chóng qua 3 bước đơn giản:
-
Tư vấn & Lựa chọn: Liên hệ Gotadi để phân tích nhu cầu và chọn gói giải pháp (Lite hoặc Pro) phù hợp.
-
Thiết lập hệ thống: Cấu hình tài khoản doanh nghiệp, phân quyền nhân viên và cài đặt khung quy trình phê duyệt.
-
Đào tạo & Vận hành: Hướng dẫn nhân viên sử dụng và chính thức vận hành quản lý công tác tự động trên nền tảng.
Đăng ký tư vấn Gotadi BTM ngay hôm nay để nhận giải pháp quản lý công tác chuyên biệt, phù hợp nhất với quy mô và hạn mức ngân sách của doanh nghiệp bạn!
Câu hỏi thường gặp về tự động hóa hành trình công tác
Gotadi BTM có cho phép nhân viên tự đặt vé máy bay và khách sạn không?
Có. Nhân viên có thể chủ động tìm kiếm, lựa chọn đặt vé máy bay công tác và phòng khách sạn ngay trên giao diện hệ thống Gotadi BTM theo đúng khung chính sách công tác đã cài đặt.
Doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình phê duyệt công tác riêng không?
Có. Hệ thống hỗ trợ thiết lập luồng phê duyệt linh hoạt theo từng cấp quản lý, phòng ban hoặc giá trị của đơn công tác, đảm bảo tuân thủ chính sách nội bộ của từng công ty.
Gotadi BTM có hỗ trợ theo dõi và báo cáo chi phí công tác không?
Có. Gotadi BTM cung cấp công cụ báo cáo tự động, xuất dữ liệu chi tiết theo thời gian thực về tình hình chi tiêu của từng cá nhân, bộ phận, giúp việc đối soát kế toán trở nên đơn giản và chính xác.
Kết luận
Chuyển đổi số bằng việc tự động hóa hành trình công tác cùng Gotadi BTM không chỉ giúp loại bỏ các công đoạn thủ công phức tạp mà còn mang lại khả năng kiểm soát chi phí tối ưu và tính chủ động cao cho nhân viên. Hãy bắt đầu nâng tầm quản trị doanh nghiệp ngay hôm nay bằng cách đăng ký trải nghiệm giải pháp quản lý công tác toàn diện tại Gotadi BTM!