Tìm chuyến bay giá hợp lý, chọn khách sạn chuẩn hạn mức, gửi email xin phê duyệt, theo dõi ngân sách, xử lý đổi lịch đột xuất rồi gom từng tờ hóa đơn VAT… Một chuyến đi tưởng chừng đơn giản nhưng lại kéo theo hàng loạt đầu việc thủ công cho bộ phận Nhân sự (HR) và Hành chính (Admin). Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc xử lý qua tin nhắn, email và các bảng tính Excel rời rạc không chỉ gây lãng phí hàng chục giờ làm việc mỗi tuần mà còn tiềm ẩn rủi ro thất thoát ngân sách.
Đó là lý do Gotadi BTM (Business Travel Management) ra đời như một giải pháp quản lý công tác tập trung, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn diện quy trình điều phối và kiểm soát chi phí.
Thực trạng: HR và Admin đang mất bao nhiêu thời gian cho công tác?
Theo khảo sát thực tế tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), trung bình mỗi chuyến đi của một nhân sự ngốn từ 3 đến 5 giờ làm việc của đội ngũ Admin/HR:
- 1 – 2 giờ để so sánh giá vé máy bay, rà soát khách sạn đạt chuẩn trên các website du lịch cá nhân.
- 30 – 60 phút để gửi email trình duyệt qua lại giữa nhân viên và các cấp quản lý.
- 1 – 2 giờ sau chuyến đi để nhắc nhở nộp chứng từ, đối chiếu cuống vé, xử lý hóa đơn sai thông tin và hoàn ứng kế toán.
Khi tần suất công tác tăng lên hàng chục chuyến mỗi tháng, khối lượng công việc này trở thành gánh nặng khổng lồ, kéo giảm năng suất ở những đầu việc mang tính chiến lược hơn.
Gotadi BTM – Giải pháp quản lý công tác toàn diện cho doanh nghiệp
Gotadi BTM là nền tảng quản trị công tác thông minh, kết nối trực tiếp kho dữ liệu vé máy bay và phòng khách sạn vào một giao diện tập trung:
- Giảm thao tác thủ công: Tự động hóa các bước đặt vé, giữ chỗ và xuất vé thay vì nhập liệu thủ công từng người.
- Đơn giản hóa quy trình phê duyệt: Phân quyền linh hoạt theo từng phòng ban và cấp bậc; người quản lý có thể duyệt đơn mọi lúc mọi nơi ngay trên ứng dụng điện thoại hoặc email.
- Kiểm soát chi phí minh bạch: Cài đặt hạn mức ngân sách theo chính sách công tác (Travel Policy) của từng công ty, ngăn chặn tình trạng đặt vượt chuẩn.
- Tập trung hóa dữ liệu & chứng từ: Mọi thông tin hành trình, cuống vé và hóa đơn VAT điện tử đều được lưu trữ bảo mật trên một hệ thống duy nhất, rút ngắn thời gian đối soát kế toán xuống còn vài phút.
Tối ưu di chuyển: Khoảng cách và cự ly công tác cần lưu ý
Để tối ưu chi phí và sức khỏe cho nhân sự, doanh nghiệp cần phân loại phương án đặt vé dựa trên cự ly và tính chất chặng đi:
- Cự ly ngắn (dưới 300 km): Nên ưu tiên các phương án tàu hỏa chất lượng cao hoặc xe đưa đón chuyên dụng để tiết kiệm ngân sách và linh hoạt thời gian.
- Cự ly trung bình & dài (trên 500 km – ví dụ trục Hà Nội – TP.HCM – Đà Nẵng): Tận dụng hệ thống so sánh giá vé trực tiếp của Gotadi BTM để chọn khung giờ bay tối ưu, hạn chế các khung giờ cao điểm dễ phát sinh trễ chuyến.
Thời điểm vàng để đặt dịch vụ công tác
Lựa chọn đúng thời điểm là chìa khóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 20% đến 40% ngân sách đi lại:
- Thời điểm đặt vé máy bay tối ưu: Nên chốt lịch trình trước ngày khởi hành tối thiểu 7 – 14 ngày đối với các chặng nội địa thông thường.
- Thời điểm đặt phòng hội nghị/công tác mùa cao điểm: Vào các dịp hội chợ thương mại, triển lãm hoặc mùa du lịch hè (từ tháng 5 đến tháng 8), doanh nghiệp cần đặt phòng trước 3 – 4 tuần để tránh tình trạng hết phòng hoặc bị ép giá cao.
- Thời điểm xử lý phê duyệt: Thiết lập thời gian duyệt đơn tự động trong vòng 2 – 4 giờ từ khi nhân sự gửi yêu cầu, tránh việc giá vé máy bay nhảy giá khi chờ sếp ký duyệt giấy.
Checklist an toàn & chuẩn bị cho chuyến công tác suôn sẻ
Để bảo vệ nhân sự và phòng ngừa rủi ro phát sinh dọc đường, bộ phận HR/Admin cần phổ biến checklist an toàn trước ngày khởi hành:
- Bảo hiểm du lịch/công tác: Kích hoạt gói bảo hiểm bắt buộc chi trả cho tai nạn cá nhân, thất lạc hành lý và chậm/hủy chuyến bay.
- Giấy tờ tùy thân hợp lệ: Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng (với công tác quốc tế) hoặc CCCD gắn chip còn hạn sử dụng; vé điện tử lưu sẵn trong điện thoại.
- Dữ liệu hành trình minh bạch: Thông tin đặt phòng khách sạn, số liên hệ khẩn cấp của quản lý và địa chỉ đối tác cần được đồng bộ trên hệ thống nội bộ.
- Kênh hỗ trợ 24/7: Lưu số hotline hỗ trợ khẩn cấp để xử lý các sự cố thay đổi giờ bay, hoàn hủy phòng đột xuất lúc nửa đêm.
Gotadi BTM mang lại lợi ích gì cho các bộ phận?
- Với HR/Admin: Không còn cảnh dò giá thủ công trên từng trang web; loại bỏ việc gom hóa đơn giấy vụn; tiết kiệm đến 70% thời gian xử lý hậu cần.
- Với Kế toán/Finance: Nhận một hóa đơn tổng định kỳ, dữ liệu đối soát tự động khớp từng mã trung tâm chi phí (Cost Center), quản trị dòng tiền hiệu quả với chính sách công nợ linh hoạt.
- Với Nhân viên: Không phải ứng trước tiền túi cá nhân, lịch trình công tác được thông báo rõ ràng trên ứng dụng.
- Với Ban Giám Đốc: Báo cáo chi tiêu công tác cập nhật theo thời gian thực (Real-time dashboard), giúp ra quyết định tối ưu dòng tiền chính xác.
Liên hệ tư vấn Gotadi BTM ngay hôm nay
Đừng để những quy trình thủ công làm chậm bước phát triển của doanh nghiệp bạn. Chuyển đổi số hoạt động quản lý công tác với Gotadi BTM để chuẩn hóa vận hành, minh bạch chi phí và giải phóng toàn diện năng suất cho đội ngũ HR/Admin!
Liên hệ Gotadi để được tư vấn giải pháp quản lý công tác phù hợp với doanh nghiệp của bạn:
- Website: https://www.gotadi.com
- Hotline hỗ trợ 24/7: 1900 9002
- Email: lienhe@gotadi.com
- VP TP.HCM: Tầng 5-6, Dashaus Tower 151A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa
- VP TP.Hà Nội: 47 Phan Chu Trinh, Phường Cửa Nam
